Pogosta vprašanja

E-poslovalnica je brezplačen spletni portal, ki delodajalcem omogoča popoln pregled nad študentskim delom. Dostop do nje pridobite ob registraciji na e-Študentski Servis.

V e-poslovalnici za podjetja imate na voljo:

• Seznam obračunov – pregled vseh oddanih in obdelanih obračunov, oddate nove obračune ur, kreirate skupine,
• Napotnice – pregled izdanih napotnic in naročilo novih,
• Prosta dela – oddaja in pregled objavljenih prostih delovnih mest,
• e-prijave študentov – pregled prejetih prijav na vaše oglase, komunikacija s študenti, ki so se prijavili na delo,
• Seznam študentov – evidenca vseh študentov, ki delajo pri vas, pošiljanje sporočil študentom,
• Računi – celoten seznam računov (plačani, neplačani, iskanje po obdobju),
• Pogosta vprašanja in nastavitve za upravljanje računa.

➡️ Prijavite se v e-poslovalnico za podjetja.

V e-poslovalnici lahko administratorji sami urejate podatke svojega uporabniškega računa in splošne nastavitve podjetja:

• ime in priimek,
• uporabniško ime in geslo,
• e-poštni naslov in telefonsko številko,
• nastavitve obveščanja,
• nastavitve dostopa uporabnikov,
• dodajanje in brisanje uporabnikov,
• splošne nastavitve e-poslovalnice (npr. e-računi, obračuni, skupine študentov in druge nastavitve).

Če želite spremeniti podatke podjetja, kot so naziv podjetja, naslov, davčni podatki, se obrnite na naše svetovalce za podjetja.

Spremembo bomo uredili na podlagi vašega sporočila oziroma po potrebi zahtevali dodatna dokazila.

Če ste pozabili uporabniško ime ali geslo, na prijavni strani kliknite »Ste pozabili uporabniško ime ali geslo?«.

Vnesite e-poštni naslov, s katerim ste se registrirali v e-poslovalnico. Na e-poštni naslov boste prejeli navodila za ponovno prijavo.

Če gesla ne morete ponastaviti ali imate težave z dostopom, se obrnite na naše svetovalce za podjetja, ki vam bodo pomagali.

Kot administrator podjetja lahko sami dodajate, urejate in odstranjujete uporabnike e-poslovalnice, brez posredovanja e-Študentskega Servisa.

Dodajte novega uporabnika:

• Pojdite v Nastavitve → Nastavitve uporabnikov - Dodaj uporabnika.
• Vnesite podatke novega uporabnika.
• Izberite raven dostopa glede na njegove naloge.

Možnosti dostopa, ki jih lahko dodelite:

• Nov obračun
• Izdane napotnice
• Zaslužki študentov
• Prosta dela
• E-prijave za prosta dela
• Seznam obračunov
• Naročilo napotnic
• Seznam študentov
• Računi

Vsak uporabnik ima lahko različne pravice (vse pravice, omejene pravice ali dostop samo do določenega področja). Uporabnike, ki ne delajo več v vašem podjetju, lahko sami izbrišete.

Obračun ur oddate elektronsko v e-poslovalnici v 3. korakih.

Kliknite zavihek Obračun → Nov obračun, nato sledite postopku:

Korak 1 – Izbor študentov:

• Na seznamu poiščite študente in jih označite s klikom v kvadratek pred priimkom in imenom.
• Kliknite »Naprej na vnos podatkov«.

Korak 2 – Vnos podatkov:

• Iz koledarja izberite termin dela.
• Za več študentov hkrati označite »Termin dela naj bo enak za vse« in kliknite na ime meseca.
• Vnesite število ur in neto ali bruto urno postavko. Ob vnosu bruto zneska program samodejno izračuna vsoto.
• Kliknite »Naprej na pregled in potrditev«.

Korak 3 – Pregled in potrditev:

• Preverite vse vnose. Če opazite napako, se vrnite korak nazaj.
• Kliknite »Pošlji na e-Študentski Servis«.
• Potrdite veljavnost podatkov. Obračun je oddan v elektronski obliki, zato ga ni treba tiskati.

Oglejte si video, kako oddati obračun ur.

Obračun lahko popravite, dokler ga e-Študentski Servis še ni obdelal.

V Seznamu obračunov kliknite »Uredi« ob želenem obračunu:

• Če piše »Poslan, čaka na obdelavo« → obračun še lahko popravite.
• Če piše »Obdelano, datum« → popravljanje in brisanje ni več mogoče.

V Seznamu obračunov lahko obračune tudi: podvojite, natisnete, izbrišete ali pošljete na e-Študentski Servis.

Da, obračun lahko pripravite vnaprej in izberete točen datum pošiljanja. To možnost uporabite, če odhajate na dopust ali imate fiksne datume obračunavanja.

Postopek: Vnesite obračun ur normalno. Na 3. koraku, preden kliknete pošlji, izberite želen datum v polju »Račun izdajte«. Na izbrani datum bo obračun samodejno poslan in račun izdan.

Kdaj študent prejme plačilo?

• Če račun za vaše podjetje založimo: študent prejme denar isti ali naslednji delovni dan.
• Če računa ne založimo: študent prejme nakazilo, ko vi plačate račun.

Kalkulator za preračun neto ali bruto zneska imate na 2. koraku, ko vnašate obračun.

• Na 2. koraku obračuna imate zgoraj v meniju možnost vnosa bruto ali neto urne postavke, izberete, kar vam bolj ustreza.

• Za natančen izračun imate desno v vrstici Kliknite na ikono kalkulatorja, vnesite vsaj 1 znesek (npr. znesek računa z DDV) in kalkulator samodejno preračuna vse vrednosti. Znesek prenesete na obračun z enim klikom.

• Če ne vnašate obračuna in bi radi preverili neto, bruto znesek vam je na voljo tudi enostaven kalkulator za izračun urne postavke objavljen na naši spletni strani.

• Uporabite lahko tudi kalkulator za izračun celotnega stroška študentskega dela.

Ure iz Excela lahko uvozite neposredno v e-poslovalnico, brez ročnega pretipkavanja.

To je posebej koristno za podjetja z večjim številom študentov ali kompleksnejšo evidenco ur.

➡️ Preberite si kratka navodila, kako pripraviti excel datoteko za uvoz (kako poimenovati polja) ali poglejte video, kako uvoziti ure iz excela v e-poslovalnico.

Za obračun različnih vrst dela ali urnih postavk uporabite funkcijo »Podvoji vrstico«.

S klikom na »Podvoji vrstico« dodate istega študenta v novo vrstico. Vsak klik doda eno vrstico.

Funkcijo uporabite ko:

• študentu obračunavate dve ali več vrst dela (npr. administracija in pakiranje),
• obračunavate delo po različnih urnih postavkah (npr. dnevni in nočni),
• vnašate zaslužek po bruto urni postavki in posebej kilometrino v neto znesku.

Če ste vrstico podvojili po pomoti, jo izbrišete s klikom na »Koš«.

Če študenta ne najdete na seznamu za obračun, na prvem koraku obračuna, kjer izbirate študente poskrolajte do dna seznama in spodaj levo kliknite gumb »Prikaži več študentov«.

Prikazali se bodo tudi tisti, pri katerih je od izteka napotnice minilo več kot 30 dni. Če študenta tudi po tem ne najdete, to pomeni, da ni naročil napotnice ali pa je treba naročiti novo napotnico.

V tem primeru:

• napotnico naročite vi sami s klikom na Naroči novo napotnico, ali
• prosite študenta, da jo naroči sam.

Vse študente, ki delajo ali so delali pri vas, najdete v "Seznamu študentov".

V seznamu študentov lahko:

• preverite, ali ima študent izdane napotnice in zaslužke,
• izbrišete študenta, ki ne dela več pri vas (klik na »Koš«),
• pošljete SMS ali e-mail neposredno iz kartice študenta,
• pregledate arhiv vseh poslanih sporočil.

Če študent nima shranjenega kontakta, je pošiljanje sporočil onemogočeno.

Vse izdane račune najdete v Seznamu računov.

Račune lahko:

• izvozite v PDF za arhiviranje ali pošiljanje,
• natisnete,
• izvozite večje število računov hkrati v Excel,
• iščete po številki računa, obdobju ali valuti.